Administrateur de systèmes HubSpot

Apartment Life recherche un administrateur de systèmes HubSpot pour concevoir et maintenir des systèmes technologiques efficaces, évolutifs et durables. Ce rôle consiste à gérer et à améliorer notre environnement HubSpot, nos intégrations et nos automatisations afin de soutenir notre mission : renforcer les liens communautaires et transformer des vies au sein de résidences partout dans le pays.

L'équipe Tech Systems est une équipe restreinte travaillant entièrement à distance. Le travail est transversal et soutient directement le personnel qui intervient dans nos communautés. Ce poste est composé à environ deux tiers de tâches opérationnelles et à un tiers de développement. Un volume important de petites demandes est traité quotidiennement, en parallèle des projets. Ce rôle convient à une personne qui apprécie une file d'attente organisée, des données fiables et un portail bien entretenu.

Une expérience sur HubSpot est souhaitée, ou une expérience avec un CRM ou une plateforme de systèmes d'entreprise comparable.

Excellence du support technique

Répondre aux demandes HubSpot et autres tickets de support de manière rapide et professionnelle. Chaque membre de l'équipe Tech Systems participe à la couverture du support, ce qui permet à une petite équipe de gérer les congés et les absences imprévues. Ce poste assure également le suivi des tâches générées par le système : mises à jour de programmes, vérifications de mise en service, conversions de programmes et contrôles réguliers des enregistrements.

Développer et améliorer les fonctionnalités, workflows et intégrations HubSpot

Construire, tester et déployer des fonctionnalités, des automatisations et des améliorations système dans HubSpot et ses systèmes connectés, selon les priorités définies par le VP of Tech Systems. Cela inclut des actions de workflow personnalisées, exécutées sur Node.js. Gérer les intégrations natives et basées sur API avec des plateformes telles que Mapsly, Greenhouse, Qwilr, SyncMatters et Plant an App. Tester dans des environnements sandbox avant la mise en production, et créer des rapports et tableaux de bord pour transformer les données en informations exploitables.

Maintenir la stabilité du système et l'intégrité des données

Assurer la fiabilité et la sécurité des systèmes grâce à des mises à jour, des correctifs et des synchronisations de données réguliers. Identifier et résoudre les problèmes de synchronisation entre HubSpot et les systèmes connectés. Exécuter et améliorer les audits récurrents permettant de détecter les données erronées avant qu'elles n'atteignent les équipes : doublons, valeurs manquantes ou invalides, associations orphelines et lacunes dans le reporting. Documenter les solutions pour renforcer la base de connaissances de l'équipe.

Administration de la plateforme HubSpot

Prendre en charge la configuration quotidienne de notre environnement HubSpot : utilisateurs, équipes, licences et autorisations ; mises en page et vues des enregistrements ; pipelines et étapes ; propriétés et groupes de propriétés ; gestion des contacts et des entreprises, y compris les fusions, associations et doublons ; ainsi que les importations et le nettoyage des données. Effectuer des changements réfléchis et documentés pour maintenir la cohérence du portail face aux évolutions de l'organisation, et gérer l'onboarding, l'offboarding et les transferts de propriété sur HubSpot.

Collaborer avec la direction technique et l'équipe

Collaborer avec le VP of Tech Systems pour clarifier les besoins, évaluer la faisabilité et aligner les priorités sur la stratégie organisationnelle. Travailler avec notre équipe et les représentants du support sur les capacités d'IA de HubSpot, y compris les agents Breeze, afin d'adopter une approche de l'IA à l'échelle de l'organisation. Matrix, notre plateforme construite sur Plant an App, dispose d'un administrateur principal au sein de l'équipe ; ce rôle permet d'acquérir une connaissance suffisante pour assurer la couverture pendant les congés. La connaissance des systèmes chez Apartment Life est concentrée entre quelques personnes, ce rôle implique donc un apprentissage approfondi et une documentation rigoureuse. La formation croisée est une attente permanente au sein de cette équipe.