Vereinigte Staaten
B&A
InterAgency
SharePoint Administrator
Vereinigte Staaten
District of Columbia, United States
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Über InterAgency Inc.
InterAgency Inc. ist ein dynamisches und schnell wachsendes Beratungsunternehmen für Wasserressourcen, das sich auf Infrastrukturplanung und die Einhaltung von Umweltvorschriften in der Region D.C., Maryland und Virginia spezialisiert hat. In unserer über 15-jährigen Geschichte haben wir Planungsunterstützung für Anlagen, behördliche Koordination, Genehmigungen nach NEPA und Clean Water Act sowie Programmmanagementunterstützung für milliardenschwere Tunnelprogramme, Modernisierungen von Klärschlammanlagen, Projekte zur Küstenresilienz und Initiativen zum Zugang zu Trinkwasser geleistet.
Position Overview
InterAgency Inc. sucht einen SharePoint-Administrator, der einen großen öffentlichen Energieversorger dabei unterstützt, seine SharePoint-Umgebung für ein mehrjähriges Programm aufzubauen und zu verwalten. Wir suchen eine hochmotivierte, prozessorientierte und detailorientierte Fachkraft, die die SharePoint-Sites, Bibliotheken und Berechtigungen des Programms entwirft und implementiert und dann als täglicher Betreuer für den stetigen Strom von Design-, Bau- und Programmaufzeichnungen fungiert, die von Mitarbeitern des Energieversorgers, Beratern, Auftragnehmern und Partnern generiert werden.
Diese Rolle erfordert eine enge Koordination mit den IT-Managern, dem Programmmanagement und den Ingenieurteams des Kunden, um die Informationsarchitektur und -verwaltung des Programms zu etablieren und bestehende Inhalte zu migrieren und zu organisieren. Nach dem Entwurf und der Implementierung ist diese Rolle für die laufende Überwachung, Prüfung und kontinuierliche Verbesserung der SharePoint-Umgebung im Zuge der Weiterentwicklung des Programms verantwortlich. Diese Position eignet sich gut für jemanden, der Freude daran hat, Ordnung in komplexe Informationen zu bringen und klar mit technischen und nicht-technischen Benutzern zu kommunizieren.
Hauptverantwortlichkeiten
- Bewerten der aktuellen Dokumentenspeicherung, Workflows und Schwachstellen des Programms und Empfehlen einer Ziel-SharePoint-Struktur unter Einbeziehung von Feedback vom Programmmanagementteam.
- Entwerfen und Implementieren der Site-Architektur, Dokumentenbibliotheken, Inhaltstypen, Metadaten, Namenskonventionen und Versionskontrolleinstellungen des Programms, im Einklang mit den Anforderungen des Kunden an das Dokumentenmanagement.
- Entwickeln und Pflegen des Dokumentenmanagementplans, des Dateiplans und der Governance-Verfahren des Programms als Komponenten des Programmmanagementplans und Aktualisieren dieser bei Bedarf.
- Entwerfen und Pflegen eines rollenbasierten Berechtigungsmodells für interne Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer und externe Partner, basierend auf dem Prinzip der geringsten Rechte, und Koordination von Mandanten-weiten Einstellungen und externer Freigabe mit der IT-Gruppe des Kunden.
- Planen und Ausführen der Migration bestehender Programm-Inhalte in die neue Struktur, einschließlich der Bereinigung von doppelten und veralteten Dateien. Konfigurieren von Aufbewahrungsbezeichnungen und, wo angebracht, von Power Automate-Workflows für die Dokumentenaufnahme, Weiterleitung, Überprüfung und Benachrichtigungen.
- Überwachen und Pflegen der SharePoint-Umgebung des Kunden, um die Integrität, Organisation und Zugänglichkeit der Programmaufzeichnungen sicherzustellen. Aufgaben können umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- Überprüfen von Dokumentenbibliotheken, um sicherzustellen, dass Dateien auf den richtigen Sites, Bibliotheken und Ordnern hochgeladen werden.
- Überprüfen, ob Dokumente den Programm-Namenskonventionen, Versionskontrollpraktiken und Metadatenanforderungen entsprechen.
- Identifizieren von falsch abgelegten, doppelten, veralteten oder falsch benannten Dateien und Korrigieren dieser oder Weiterleitung an den zuständigen Benutzer.
- Durchführen geplanter Audits von Dokumentenbibliotheken, Verfolgen von Compliance-Trends im Laufe der Zeit und Erstellen regelmäßiger Compliance-Berichte und Metriken für die Programmleitung.
- Unterstützen der Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Archivierung, Projektabschluss und Reaktionen auf Audits, Überprüfungen und Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen.
- Nachverfolgen von Benutzern und Teams bei wiederkehrenden Compliance-Problemen.
- Erster Ansprechpartner für Benutzerfragen und -probleme. Diagnostizieren und Beheben von vom Benutzer gemeldeten Problemen, einschließlich Zugangs- und Berechtigungsfehlern, OneDrive- und Teams-Synchronisierungsproblemen, defekten Links, Versionskonflikten, gesperrten oder ausgecheckten Dateien, gelöschten oder überschriebenen Inhalten und Workflow-Fehlern. Eskalieren von mandantenweiten Problemen an die IT-Gruppe des Kunden und Verfolgen wiederkehrender Probleme, um Ursachen zu identifizieren und zu beheben.
- Direkte Koordination mit Kundenmitarbeitern, IT- und Site-Administratoren, Programmpartnern und InterAgency-Kollegen bezüglich Zugriffsanfragen, Berechtigungsaktualisierungen und Anforderungen an die Systemkonfiguration sowie Durchführung regelmäßiger Zugriffsüberprüfungen zur Entfernung des Zugriffs für ausscheidende Mitarbeiter.
- Pflegen der Dokumentation von Site-Konfigurationen, Berechtigungen und Administrationsverfahren zur Unterstützung der Kontinuität.
- Entwickeln von Schulungsmaterialien, Kurzanleitungen und Onboarding-Materialien sowie Leiten von Benutzerschulungen.
- Genaue Verfolgung der eigenen Arbeitsstunden und des Aufgabenstatus sowie Kommunikation von Fortschritten und Hindernissen an den zuständigen Teamleiter.
Qualifikationen
Erforderliche Qualifikationen
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Dokumentenkontrolle, im Records Management oder Informationsmanagement, davon mindestens 2 Jahre Erfahrung im Entwurf oder der Administration von SharePoint Online-Sites auf Site-Owner-Ebene.
- Praktische Erfahrung in der Konfiguration von SharePoint-Bibliotheken, Berechtigungen, Metadaten, Inhaltstypen und Versionierung in Microsoft SharePoint Online / Microsoft 365.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Durchsetzung von Dateinamenskonventionen, Ordnerstrukturen und Versionskontrollstandards.
- Kenntnisse in Microsoft 365, einschließlich Teams, OneDrive, Excel und Outlook.
- Klare schriftliche Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, Benutzerpraktiken taktvoll zu korrigieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern.
- Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Inkonsistenzen in großen Datenmengen zu erkennen.
Bevorzugte Qualifikationen
- Bachelor-Abschluss in Informatik, Informationsmanagement oder einem verwandten Bereich.
- Erfahrung in der Unterstützung großer kommunaler Kunden.
- Professionelle Zertifizierung wie Certified Records Manager (CRM), Information Governance Professional (IGP) oder AIIM Certified Information Professional (CIP).
- Erfahrung mit Aufbewahrungsbezeichnungen, Power Automate-Workflows oder SharePoint-Inhaltsmigrationswerkzeugen.
- Erfahrung in der Entwicklung von Schulungsmaterialien für Benutzer und der Leitung von Schulungen.
Beschäftigungsbedingungen
Vollzeitbeschäftigung, nicht freigestellt (exempt).
Arbeitsbedingungen & Standort: Regelmäßige Präsenz an Kunden- und Bürostandorten in der gesamten Metropolregion DC.
Physische Anforderungen
Muss in der Lage sein, die wesentlichen Aufgaben mit angemessenen Vorkehrungen (Reasonable Accommodation) zufriedenstellend zu erfüllen.
Die Arbeit erfolgt überwiegend im Sitzen, durch Sprechen, Hören und Tippen. Visuelle Sehschärfe für die Nutzung einer Tastatur, die Vorbereitung und Analyse von Daten und Zahlen; Transkription, Betrachtung eines Computermonitors; ausgiebiges Lesen.
Gelegentliche Reisen zu Kunden- und Programmstandorten in der gesamten Metropolregion DC.
Muss gesetzlich berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. InterAgency, Inc. kann für diese Position weder jetzt noch in Zukunft eine Visumsponsoring für die Beschäftigung anbieten.
Die Beschäftigungspraktiken von InterAgency entsprechen den Gesetzen, die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund von Rasse, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, nationaler Herkunft, körperlicher oder geistiger Behinderung, genetischen Informationen, Veteranenstatus, Familienstand, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung oder einem anderen nach geltendem Recht geschützten Status verbieten. InterAgency ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.
Vergütung & Leistungen
Gehaltsspanne: $100,000 – $140,000, abhängig von Erfahrung und Qualifikation.
- Anspruch auf Bonus.
- Anspruch auf Gewinnbeteiligung.
- Kranken-, Zahn- und Augenversicherung.
- Altersvorsorgeplan mit 401(k) Safe Harbor Arbeitgeberzuschuss.
- Bezahlter Urlaub: bis zu 20 Tage pro Jahr, anteilig im ersten Beschäftigungsjahr.
- Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung.
- Flexible Ausgabenkonten (Flexible Spending Accounts).
- Bezahlte Feiertage und bezahlte Freistellungsleistungen.
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